Если Вам предстоит впервые вести переписку с партнерами по работе или бизнесу, не пугайтесь. Правила написания такого сообщения несложные и, соблюдая их, Вы легко справитесь с задачей. Традиции делового этикета в британском и американском вариантах английского языка во многом схожи с русскими.
Мы сделали максимально подробную инструкцию, как писать письмо на английском. Она пригодится тем, кто раньше никогда не занимался этим. С помощью наших простых подсказок Вы с первой попытки сможете сформулировать сообщение, которое будет грамотным, понятным и достигнет свой цели. Пора раз и навсегда разобраться с тем, как пишется деловое письмо.
Перед тем как начать письмо
Прежде чем взяться за текст письма, нужно задать самому себе 3 базовых вопроса:
Кто адресат Вашего сообщения?
Какова цель письма?
Обладает ли получатель точной, полной, достоверной информацией или понадобится передать ему какие-то детали?
Ответив на эти вопросы, Вы сможете понять структуру официального письма. Если в письме есть структура, Вам проще будет сосредоточиться на послании, которое стремитесь донести до адресата. Понимание основных частей письма поможет формулировать мысли намного яснее, понятнее, конкретнее. Информация, изложенная в правильном порядке, позволит адресату быстрее понять, что от него требуется.
Начинаем составлять деловое письмо на английском
Правила составления официального письма на английском мало чем отличаются от оформления подобных сообщений в русскоязычной среде. Однако западный менталитет коллег вносит в процесс деловой переписки свои нюансы. Важно это учитывать в общении.
В начале разберём структуру формального письма на английском языке. Далее найдём отличия e-mail-этикета от повседневной речи. Завершим наш гайд, определив принципы ведения бизнес-переписки.
Сначала приветствие
Составляя formal letter, стоит начать с приветствия. Очень важно выбрать правильные слова. Первые строки определяют тон всего сообщения. Более того, от них зависит, дочитают Ваше письмо до конца или нет.
В рабочем e-mail придерживайтесь формального тона, даже если Вы с адресатом хорошо знакомы. Такой подход покажет Вас ответственным человеком, а также профессионалом, который чётко видит границы между личным и рабочим.
Рассмотрим, как можно сформулировать начало письма на английском.
Обращение к мужчине / женщине: Dear sir / madam.
Для слова «мистер» на английском используем сокращение Mr. То же делаем с «миссис» и «мисс»: Dear Mr / Ms / Mrs.
Dear colleague.
Dear doctor (или любая другая должность, если она Вам известна).
Нужно заметить, что, в отличие от русской традиции, официальное письмо на английском языке начинают именно с обращения. Привычное для русского человека «Hello» неуместно использовать в самом начале электронного письма, так как это не соответствует правилам европейского бизнес-этикета.
Отличия присутствуют и на уровне грамматики. Так, в британском business letter после официального обращения ставится запятая. После этого текст набирают с новой строки, с прописной буквы. Американцы, напротив, такую пунктуацию сочтут странной. После обращения у них принято ставить двоеточие. После чего продолжают текст с новой строки и прописной буквы.
Переходим к сути
В этой части изложите основную информацию. Нежелательно использовать много прилагательных или усиливать свою речь при помощи эмоциональных слов, профессиональной терминологии. В идеале нужно выразиться сжато, лаконично, понятно. Такой подход значительно повысит вероятность того, что получатель дочитает письмо до конца и правильно Вас поймёт.
Допустим, что Вы отправляете письмо в другую компанию. Его получит человек, который не знаком с Вами лично. В таком случае следует представиться сразу после приветствия. Также обычно указывают свой социальный статус. Напишите «мисс», «миссис» или «мистер» по-английски, добавьте фамилию и название Вашей должности в компании.
Если адресат впервые контактирует с Вашей компанией, включите 2–3 недлинных предложения об организации-отправителе.
Если Вам уже приходилось общаться с адресатом, после приветствия и краткого представления компании можно переходить к сути.
Делайте текст максимально читабельным: используйте маркеры, нумерованные списки. Главное — не переусердствуйте.
Формулируйте мысли как можно проще и понятнее.
В формальном общении не принято использовать сокращения. Откажитесь от «can't», «don't» и других формулировок подобного плана.
Избегайте современного сленга и не злоупотребляйте узкоспециализированной лексикой.
Завершаем деловое письмо
Закончить английское официальное письмо лучше всего с помощью вопроса или призыва к действию. Так адресат будет чётко понимать, каков его следующий шаг. В конце не забудьте добавить: «С нетерпением жду Вашего ответа», «Что Вы думаете об этом предложении?» или другие подобные вопросы, фразы, формулировки, которые подтолкнут получателя к желаемому действию.
Вот наиболее частые примеры окончания английского бизнес-письма:
«best regards» — с наилучшими пожеланиями;
«warm / kind regards» — с теплыми / добрыми пожеланиями;
«yours sincerely» — искренне Ваш;
«yours faithfully» — с искренним уважением;
«best wishes» — с наилучшими пожеланиями;
«all the best» — всего наилучшего.
В конце поставьте подпись: укажите Mr, Ms или Mrs, далее добавьте вашу фамилию, должность и контакты. Разбейте информацию на отдельные строки.
Прощание в английском формальном письме не используется.
Нюансы написания
Сначала выберите правильный шаблон. Вводная часть должна состоять из приветствия и представления. В основную часть нужно включить суть вопроса. Не забывайте, что любое сообщение должно логически завершаться.
Обратите внимание на форматирование: текст выровнен по левому краю, внутри абзацев одинарный интервал, а между ними — двойной.
Соблюдайте формальный стиль. Это значит, что писать нужно в официальном тоне. Удостоверьтесь, что в письме нет сокращений, сленга, узкопрофессиональной лексики.
Перечитайте текст на предмет грамматических, а также орфографических ошибок. Грамотная письменная речь нужна везде, в какой бы сфере Вы ни работали. Важно, чтобы текст воспринимался естественно носителями языка. По этой причине лучше откажитесь от онлайн-переводчика.
Правила английского письменного этикета предписывают использовать активный залог. Фразу «Our meeting could be held at 3 PM» лучше переформулировать «Could meet at 3 PM» — для носителя такой вариант будет гораздо менее искусственным.
Взяв на заметку эти рекомендации, Вы можете составить для себя образец письма на английском и быть уверенным, что в Вашем сообщении учтены правила делового этикета и оно будет понятным для получателя. Не отправляйте письмо, пока не удостоверитесь, что выполнили все по пунктам и исправили ошибки.
